Konsep Dasar Sistem
~
Sistem : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
~Karakteristik Sistem :
•
Memiliki komponen ;
-Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem
atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu
mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem
mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
-Suatu sistem dapat mempunyai suatu
sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat
disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat
disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka
perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang
sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.
•
Batas sistem (boundary) ;
-Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang
lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem
dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope)
dari sistem tersebut.
•
Lingkungan luar sistem (environment) ;
-Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
•
Penghubung sistem (interface) ;
-Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.
•
Masukan sistem (input) ;
-Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan
perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input
adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input
adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem
komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan
komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
•
Keluaran sistem (Output) ;
-Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.
•
Pengolah sistem (Process) ;
-Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
•
Sasaran sistem ;
-Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Klasifikasi Sistem :
•
Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara
fisik (sistem teologia)
*
Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi,
sistem produksi dll.)
• Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar
angkasa, sistem reproduksi dll.
*Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia.
Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut humanmachine
system (contoh ; sistem informasi)
• Sistem Tertentu (deterministic system) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah
dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)
Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
• Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur
tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak
ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara
relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
Sistem terbuka (open system) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya.
Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ; yang merupakan bagian
dari sistem buatan manusia dan berineraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer
sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.
Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu ;
♦ Perangkat keras (CPU, disk, printer, tape).
♦ Perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi,
program aplikasi).
♦ Personil (yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran
dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem).
♦ Data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu).
♦ Prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).
Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori :
♦ On-line systems. Sistem on-line adalah sistem yang menerima langsung input pada area
dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil
komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri dapat dipisah-pisah dalam
skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara,
reservasi kereta api, perbankan dll.
♦ Real-time systems. Sistem real-time adalah mekanisme pengontrolan, perekaman data,
pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu
yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-line adalah satuan waktu yang digunakan
real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalah
skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanya hanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung dengan
pemakai dan lingkungan yang dipetakan.
♦ Decision support system + strategic planning system. Sistem yang memproses transaksi
organisasi secara harian dan membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi
dan menganalisa tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem
pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik,
paket pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data tetapi juga
fungsi-fungsi matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam bentuk
grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.
♦ Knowledge-based system. Program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan
pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat
lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.
Pelaku sistem terdiri dari 7 kelompok :
1. Pemakai ;
Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.
2. Manajemen ;
Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang bertugas
menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang terlibat
dalam pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam
strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan. Kelompok
manajemen biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu
dan uang, misalnya ;
“ sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus dikembangkan
dalam waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari departemen w, dengan
biaya sebesar x”.
3. Pemeriksa ;
Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem
tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa.
Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran standar
yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.
4. Penganalisa sistem ;
Fungsi-fungsinya antara lain sebagai :
- Arkeolog ; yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan,
bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.- Inovator ; yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai
bagi kemungkinan-kemungkinan lain.
- Mediator ; yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain
pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang
mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.
- Pimpinan proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman
dari programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya
ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah
hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.
5. Pendesain sistem ;
Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang
tidak berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain
arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.
6. Programmer ;
Mengerjakan dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari pendesain.
7. Personel pengoperasian ;
Bertugas dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan
perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin
tidak diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan klasifikasi
khusus untuk menjalankan sistem.
Konsep Dasar Informasi:
Informasi: data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan
dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data
menjadi suatu informasi == input - proses – output.
Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat
relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi
bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau
sebaliknya.
Representasi informasi: pelambangan informasi, misalnya: representasi biner.
Kuantitas informasi: satuan ukuran informasi. Tergantung representasi. Untuk representasi
biner satuannya: bit, byte, word dll.
Kualitas informasi: bias terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan
pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak
terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan
prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem.
Umur informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi
penggunanya. Ada condition informasion (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating
information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).
Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
• Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.
• Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
• Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu
informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost
effectiveness atau cost benefit.
Definisi Sistem Informasi:
Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi
penggunanya.
Atau ;
Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk
mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.
Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual,
model manajemen dan basis data.
Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci :
1. Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin
- Berbasis komputer: perancang harus memahami pengetahuan komputer dan
pemrosesan informasi
- Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin
sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan
manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu
prosedur/manual sistem.
2. Sistem basis data terintegrasi
- Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base
manajemen system.
3. Mendukung Operasi
- Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.
Istilah Sistem Informasi
= Manajemen Information System
= Information Processing System
= Information Decision System
= Information System.
Semuanya mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk
mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi.
Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Komponen Fisik Sistem Informasi:
1. Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat Input/Output, Terminal untuk
interaksi, Media komunikasi data
2. Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya),
perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi
akuntansi dll).
3. Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.
4. Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem
5. Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:
- Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan
inquiry = operator);
- First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan,
penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level
menengah ke bawah.
- Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.
- Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus,
laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.
Aplikasi = program + prosedur pengoperasian
HUBUNGAN PENGELOLA DENGAN SISTEM INFORMASI
~Pada bagian 1 sudah disebutkan bahwa salah satu komponen dari sistem informasi adalah
personel sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi
dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari
kebutuhan pengelolanya.
Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu
bentuk / jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis.
Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi
Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
Untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur manajemen organisasi
personil.
-Strutktur dasarnya:
-Direktur Sistem Informasi
-Manajer Pengembangan Sistem
-Analis Sistem
-Programmer
-Manejer Komputer dan Operasi.
-Variasi struktur manajemen sangat tergantung pada Managerial Efficiency vs User Service.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang
ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada
sistem yang baru.
SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
(SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLES - SDLC)
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb :
1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya
untuk sistem informasi dan proses organisasi.
2. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur,
perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi
3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk
mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing
terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak
4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan
panduan seperlunya.
5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan
atau tambahan fasilitas.
6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus
sistem telah dioperasikan.
Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik
dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan
kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.
ANALISIS SISTEM
Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:
1. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis
diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
2. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga
diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung
organisasi.
3. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.
4. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.
Batasan Analisis Sistem:
Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sbb:
1. Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau
2. Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang sudah
ada?
Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
1. Informasi apakah yang dibutuhkan?
2. Oleh siapa?
3. Kapan?
4. Dimana?
5. Dalam bentuk apa?
6. Bagaimana cara memperolehnya?
7. Dari mana asalnya?
8. Bagaimana cara mengumpulkannya?
Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:
1. Sistem yang ada
2. Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau
fungsi ada
3. Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan
informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem
Kerangka Analisis:
1. Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa
organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang dihasilkan.
2. Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa
yang memerlukan, dari mana asalnya.
3. Analisis terhadap input dan output.
Dalam analisis ini digunakan teknik dan alat bantu, a.l: interview, questionaire, observation,
sampling and document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll), decision
table and matric
Laporan hasil analisis:
Laporan hasil analisis harus berisi:
1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis
2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.
3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem
4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah
5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama proses analisis
6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal
7. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk dalam desain
sistem baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses
selanjutnya.
Laporan hasil analisis:
Laporan hasil analisis harus berisi:
1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis
2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.
3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem
4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah
5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama proses analisis
6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal
7. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk dalam desain
sistem baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses
selanjutnya.
Katagori aspek kelayakan:
1. Kelayakan teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.
2. Kelayakan ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa operasional
organisasi.
3. Kelayakan operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalankan
organisasi
4. Kelayakan jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan seperti PERT dan
GANTT CHART. Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak.
Hasil akhir analisis sistem (keputusan):
1. Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak.
2. Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan lain.
3. Modifikasi, manajemen memutuskan untuk memodifikasi prososal dengan subsistem lain.
4. Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.
5. Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal diterima dan proses dilanjutkan ke
desain awal.
